Zeitplan: Wann du was erledigen musst
Ein Messeauftritt beginnt nicht vier Wochen vor der Messe, sondern bis zu einem Jahr vorher. Dieser Zeitplan gilt für eine größere Fachmesse. Bei kleineren regionalen Messen kannst du die frühen Phasen verkürzen.
Alle Aufgaben zum Abhaken findest du in unserer interaktiven Messe-Checkliste.
Schritt 1: Messeziele festlegen und rückwärts rechnen
„Sichtbarkeit“ und „Kontakte pflegen“ sind keine Ziele, sondern Absichten. Ein Messeziel ist eine Zahl. Am einfachsten findest du sie, wenn du vom Umsatz rückwärts rechnest bis zu der Frage, wie viele Gespräche dein Team pro Tag führen muss. Ein Beispiel:
| Umsatzziel aus der Messe | 300.000 € |
| Durchschnittlicher Auftrag | 25.000 € → 12 Aufträge |
| Abschlussquote aus Folgeterminen | 30 % → 40 Folgetermine |
| Termine aus qualifizierten Leads | 35 % → rund 115 qualifizierte Leads |
| Qualifizierte Leads aus Gesprächen | 40 % → rund 290 Gespräche |
| Gespräche pro Person und Tag | 10 → bei 3 Messetagen rund 10 Personen am Stand pro Tag |
Die Quoten sind Beispielwerte. Setze deine eigenen aus dem Vertrieb ein. Entscheidend ist, dass du am Ende weißt, wie viele gute Gespräche pro Tag nötig sind. Daraus folgen Standgröße, Teamgröße und wie viele Termine du vorab vereinbaren musst.
Schritt 2: Die richtige Messe auswählen
Die wichtigste Frage ist nicht, wie viele Besucher eine Messe hat, sondern wie viele deiner Wunschkunden dort sind. Schau in die Besucherstatistik des Veranstalters: Branche, Funktion, Entscheidungsbefugnis, Herkunft. Vergleiche dann, was ein qualifiziertes Gespräch auf dieser Messe kosten würde, mit deinen anderen Vertriebskanälen. Wie du eine Messe vorher und nachher bewertest, zeigt unsere kostenlose Messeanalyse.
Schritt 3: Budget planen
Die Standmiete ist oft nur ein Viertel bis ein Drittel der Gesamtkosten. Plane außerdem ein: Standbau oder Mietsystem, Strom, Wasser und Internet, Reise und Hotel, Arbeitszeit des Standteams, Marketing und Einladungen, Logistik, Catering sowie einen Puffer von etwa zehn Prozent. Was das in Euro bedeutet, rechnen wir in der Budget-Beispielrechnung für 30, 60 und 100 Quadratmeter durch.
Schritt 4: Stand und Botschaft
Ein Besucher entscheidet im Vorbeigehen, ob er stehen bleibt. Dein Stand muss deshalb in drei Sekunden beantworten, welches Problem du für wen löst. Ein großes Logo beantwortet das nicht. Ein Satz in Augenhöhe, der den Nutzen nennt, schon. Bei der Wahl des Standtyps hilft diese Übersicht:
Schritt 5: Wunschkunden einladen und Termine vorab vereinbaren
Die besten Gespräche einer Messe sind die, die schon vorher im Kalender stehen. Wähle zwei bis drei Monate vorher die Kunden und Interessenten aus, die du sehen willst, und lade sie persönlich ein, mit einem konkreten Anlass und einem Terminvorschlag. Ein Messe-Newsletter an alle ersetzt das nicht. Als Faustregel gilt: Ein Drittel der geplanten Gespräche sollte vor der Messe feststehen.
Schritt 6: Das Standteam briefen
Ein Standteam ohne Briefing wird zur Standwache: Alle sind da, niemand spricht an. Jedes Teammitglied braucht drei Dinge: ein eigenes Gesprächsziel pro Tag, einen kurzen Gesprächsleitfaden mit Einstiegsfrage statt „Kann ich Ihnen helfen?“ und einen klaren Schichtplan mit Pausen. Wie du das Team für drei Tage einteilst, zeigt der Artikel Standpersonal einteilen. Warum passives Warten keine Kunden bringt, steht in Warum Standwache keine Kunden gewinnt.
Schritt 7: Leads erfassen und qualifizieren
Visitenkarten in einer Schale sind keine Leads. Erfasse jeden Kontakt digital und direkt im Gespräch mit fünf Angaben: Wer ist es, welcher Bedarf, welches Budget, welcher Zeitrahmen, welcher nächste Schritt. Teile ihn sofort in heiß, warm oder kalt ein. So weiß dein Vertrieb am Montag nach der Messe, wen er zuerst anruft.
Schritt 8: Nachfassen und auswerten
Innerhalb von 48 Stunden sollte jeder qualifizierte Lead eine persönliche Nachricht mit dem vereinbarten nächsten Schritt haben. Jeder Tag später macht den Kontakt kälter. Nach zwei Wochen ziehst du eine erste Bilanz, nach drei bis sechs Monaten rechnest du den Messe-ROI mit den tatsächlichen Aufträgen. Dafür gibt es den Messe-ROI-Rechner und die Anleitung Messe-ROI berechnen.
Die fünf häufigsten Planungsfehler
- Mit dem Standdesign anfangen statt mit dem Ziel. Wer nicht weiß, wie viele Gespräche er braucht, plant Stand und Team ins Blaue.
- Die Messe buchen, weil man immer dort war. Ob die Besucher zu deinen Wunschkunden passen, ist die erste Frage, nicht die letzte.
- Keine Termine vorab. Wer nur auf Laufkundschaft wartet, verschenkt die sichersten Gespräche der Messe.
- Kein Briefing für das Standteam. Dann steht jeder am Stand, aber niemand spricht Besucher an. Das ist Standwache.
- Visitenkarten statt Leaderfassung, und Nachfassen erst nach zwei Wochen. Hier geht der größte Teil des Messeerfolgs verloren.
Du willst das nicht allein planen?
Für deine erste Messe führt dich die Jungfernfahrt in sieben Etappen genau durch diese Schritte, mit Video und Vorlage zum Ausdrucken für jede Etappe. Für große Auftritte ab 50.000 Euro Budget begleiten wir dich in der Messebegleitung persönlich, vom Ziel bis zur Auswertung.